Als werkgever moet u de loonadministratie goed op orde hebben. Als werknemers niet juist geïdentificeerd zijn, kan men forse naheffingsaanslagen krijgen. Wat speelde er laatst bij de rechter? Hoe voorkomt u nu gedoe? Waar op te letten?
Identiteit vaststellen. Als werkgever bent u verplicht uw werknemers te identificeren. Daarmee wordt de identiteit van de werknemer vastgesteld en kunt u richting de Belastingdienst aantonen wie er bij u werkzaam is en voor wie u loonheffing heeft ingehouden en afgedragen.
Belastingcontrole
Gebreken. De wijze waarop u deze identificatie uitvoert, komt erg precies. Dat ondervond een ondernemer die in de vorm van een eenmanszaak een uitzendbureau runde. Tijdens een boekenonderzoek constateerde de Belastingdienst een groot aantal tekortkomingen. Denk hierbij aan ongeldige identiteitsbewijzen, alsmede ontbrekende en onvolledige loonbelastingverklaringen.
Naheffingen. Deze slordigheden kwamen de ondernemer duur te staan. Over 2005 en 2006 legde de fiscus naheffingsaanslagen loonheffing op voor een totaalbedrag van € 167.000,-. Plus nog vergrijpboetes ad € 115.000,-!
Anoniementarief. De inspecteur stelde zich op het standpunt dat ten aanzien van een groot aantal werknemers niet was voldaan aan de identificatieplicht. Daardoor paste hij over het loon het anoniementarief toe. Dit betekent dat er 52% loonheffing werd berekend zonder loonheffingskorting. Bovendien werd de na te heffen belasting in dit geval gebruteerd, omdat deze niet meer te verhalen viel op de voormalige uitzendkrachten.
De ondernemer was het hiermee niet eens en stapte naar de rechter. Hij betoogde dat er geen naheffingen mochten plaatsvinden omdat de burgerservicenummers (BSN) van de werknemers bekend waren. Dit betekende volgens hem dat deze personen konden worden geïdentificeerd waardoor de correctie moest komen te vervallen.
Oordeel rechter. Zowel de fiscus als de rechter gingen hier niet in mee. De wet schrijft namelijk duidelijk voor op welke wijze een werknemer moet worden geïdentificeerd. De bekendheid van een BSN is onvoldoende om het anoniementarief te voorkomen. Wel schrapte het Gerechtshof Amsterdam, 17.06.2015 (GHAMS:2015:2267) , de boete. Omdat de ondernemer inmiddels failliet is en moet leven van een minimaal inkomen, vindt de rechter dat een boete geen doel meer treft.
Stappenplan
Hoe moet het dan wel? U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen vóór zijn eerste werkdag of op de eerste werkdag als u op deze dag de werknemer aanneemt. U kunt dit doen aan de hand van het volgende stappenplan:
- u vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien;
- als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of – en onder welke voorwaarden – u de werknemer in Nederland mag laten werken;
- u controleert het identiteitsbewijs;
- u controleert of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt;
- u maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in uw loonadministratie.
Tip. Belangrijk is op welke punten u een identiteitsbewijs moet controleren. Dit kunt u vinden op http://www.weethoehetzit.nl U kunt hierbij aangeven om welk soort identiteitsbewijs het gaat, dan volgt op welke punten u moet controleren.
