Elektronisch factureren is helemaal in! Een digitale factuur is eenvoudig via e-mail te versturen en kan soms automatisch worden verwerkt in administratiesoftware (o.a. in Exact-online). Digitaal factureren kan dus een aanzienlijke kostenbesparing betekenen. Denk aan besparing op papier en inkt, portokosten, eenvoudiger archivering en snellere en goedkopere verwerking.
Maar welke voorwaarden worden er door de belastingdienst eigenlijk gesteld aan elektronische facturering? Deze zijn als volgt:
- Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan. Deze zijn niet anders dan voor papieren facturen
- uw naam, adres en btw-nummer
- uw KvK-nummer
- een uniek volgnummer
- de datum waarop de factuur gemaakt is
- de naam en het adres van uw afnemer
- de datum waarop, of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd
- het aantal geleverde goederen of diensten
- een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
- het btw-tarief dat u in rekening brengt
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
- het btw-bedrag
- U moet kunnen laten zien dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd.
- U mag zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer).
- Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening.
- Het is belangrijk dat u deze ‘bewijzen’ bewaart bij uw facturen. Bij controle van uw administratie kan de belastingdienst u hier om vragen.
- Hoe zorgt u ervoor dat facturen authentiek en integer zijn? U leest daar meer over op www.e-factureren.info.
- De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren
- Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt.
- U moet duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd. Van bestelling tot betaling, en archivering van de factuur. Daarom moeten zender én ontvanger alle gegevens van de factuur bewaren. Dit houdt in dat u bij de digitale factuur ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en bewijs van betaling moet bewaren in uw archief. De belastingdienst kan u namelijk bij een controle vragen om te laten zien dat de factuur van de afzender afkomstig is en niet is veranderd.
- Bewaar uw digitale facturen
- Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op.
- Bewaar ook de digitale handtekening als u deze ontvangen hebt.
- Facturen bewaart u 7 jaar. Facturen met betrekking tot onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
- De klant moet zelf controleren of de factuur wel klopt. Hij gaat bijvoorbeeld na of de goederen of diensten inderdaad besteld en ontvangen zijn. De uitkomsten van deze controle moet hij bewaren. Meer informatie over fiscale bewaarplicht leest u in de brochure van de belastingdienst ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’. U kunt deze brochure downloaden.
- Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur
- Uw afnemer is niet verplicht een digitale factuur te accepteren. Het is daarom raadzaam om vooraf met uw zakenpartner te overleggen of en hoe hij digitale facturen wil ontvangen.
- U kunt een digitale factuur ook gewoon sturen en kijken wat er gebeurt. Wanneer uw klant niet betaalt, dan kunnen daar allerlei redenen voor zijn. Misschien kan of wil uw klant geen digitale facturen ontvangen. Daarom is het verstandig om van te voren af te stemmen. Maar als een klant uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij ermee akkoord gaat
