Geen btw-aftrek over bouwkosten voor huiseigenaren met zonnepanelen

In de categorie ‘leuk geprobeerd’: de rechtbank Noord-Holland heeft onlangs in vier zaken van eigenaren van nieuwbouwwoningen uitgesproken dat er geen recht op aftrek bestaat van een gedeelte van de omzetbelasting over de bouwkosten van het dak van de woning vanwege de exploitatie van zonnepanelen op dat dak.

De woningeigenaren hadden bij de Belastingdienst niet alleen de btw voor de installatie en de aanschaf van de zonnepanelen teruggevraagd, maar ook een deel van de btw voor de aankoop van de woning. De fiscus ging akkoord met de btw-teruggave voor zonnepanelen, maar de teruggaven van respectievelijk 2.301 euro, 3.884 euro, 8.813 euro en 14.435 euro voor de aankoop van de nieuwbouwwoning werd afgewezen.

Het bedrag in het teruggaafverzoek dat toerekenbaar was aan de verwerving van de woning hadden de vier berekend door de oppervlakte van de zonnepanelen te delen door de woonoppervlakte en dat percentage te vermenigvuldigen met het bedrag aan omzetbelasting dat bij de oplevering van de woning in rekening was gebracht.

Oordeel rechtbank

De rechtbank overweegt dat de omstandigheid dat de woningeigenaren uit hoofde van de exploitatie van de zonnepanelen door middel van de levering van energie tegen vergoeding aan de energiemaatschappij ondernemer voor de omzetbelasting zijn, niet zonder meer betekent dat ze de woning hebben verworven in de hoedanigheid van ondernemer. Zeker nu een woning naar haar aard bestemd is om te gebruiken voor privédoeleinden. Dat bij de aanschaf (en de bouw) van de woning rekening is gehouden met de (on)mogelijkheid om zonnepanelen te plaatsen, is volgens de rechtbank niet voldoende om te concluderen dat de woning in de hoedanigheid van ondernemer is verworven. Verder wijzen de feiten en het gestelde er op dat de zonnepanelen zijn bedoeld voor het gebruik van de opgewekte energie voor privédoeleinden.

Uitspraken: ECLI:NL:RBNHO:2021:4276, ECLI:NL:RBNHO:2021:4277, ECLI:NL:RBNHO:2021:4278 en ECLI:NL:RBNHO:2021:4279.

Waarom heeft mijn belastingadviseur een kopie van uw identiteitsbewijs nodig?

Op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is uw belastingadviseur wettelijk verplicht om uw identiteit vast te stellen.
Uw belastingadviseur moet vervolgens een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken om te bewijzen dat hij of zij aan deze plicht heeft voldaan.

Uw belastingadviseur moet de kopie of scan van uw identiteitsbewijs bewaren zo lang u klant bent en nog 5 jaar daarna.

Geen BSN

Uw belastingadviseur mag uw BSN niet verwerken bij het vaststellen van uw identiteit. Ook met een afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs kan uw belastingadviseur namelijk aantonen dat hij of zij aan de identificatieplicht heeft voldaan.

U mag uw BSN dus afschermen. U kunt hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid gebruiken. Op een papieren kopie kunt u ook zelf uw BSN onleesbaar maken.

Let op: uw belastingadviseur kan uw BSN wel nodig hebben om belastingaangifte voor u te doen. De bewaartermijn van 5 jaar geldt hiervoor niet. Uw belastingadviseur mag uw BSN dus niet langer bewaren dan nodig is.

Advies over juridische procedures

Geeft uw belastingadviseur u alleen advies over juridische procedures? Zoals advies om een rechtszaak in te stellen of te vermijden? En gaat het daarbij alleen om een oriënterend gesprek, zonder dat uw financiële situatie aan de orde komt?
Dan hoeft uw belastingadviseur uw identiteit niet vast te stellen op grond van de Wwft. En is uw belastingadviseur dus niet verplicht om kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken.

Andere soorten advies

Let op: bij andere soorten advies is uw belastingadviseur wél verplicht om uw identiteit vast te stellen en een kopie of scan van uw identiteitsbewijs te maken. Bijvoorbeeld als uw belastingadviseur:

  • u advies geeft over belastingzaken;
  • u advies geeft over of helpt bij het aan- of verkopen van registergoederen, zoals een huis;
  • u advies geeft over of helpt bij het beheren van een vennootschap;

 

Zie voor meer informatie: Autoriteit Persoonsgegevens

Verlenging van het steunpakket coronacrisis

Algemene voorwaarden RB 2018 Op 27 mei is bekendgemaakt dat het steunpakket coronacrisis wordt verlengd. Daarnaast zijn extra maatregelen aangekondigd om de bedrijven te helpen met hun schulden.

TVL en NOW verlengd tot het derde kwartaal 2021
Aangekondigd is onder meer dat de TVL en de NOW onder dezelfde voorwaarden worden doorgetrokken naar het derde kwartaal 2021. Nieuw in de TVL is dat vanaf het tweede kwartaal 2021 u kunt kiezen tussen twee referentieperioden: Q2 2019 of Q3 2020. Voor grote bedrijven gaat het subsidieplafond in het tweede kwartaal 2021 omhoog naar € 1.200.000. De nieuwe referentiemaand voor de NOW wordt februari 2021.

Nieuw is dat de TVL vanaf subsidieperioden vanaf oktober 2020 niet meer meetelt als omzet voor de NOW. Bij het aanvragen van de definitieve subsidie betekent dit voor veel werkgevers waarschijnlijk dat ze meer subsidie zullen ontvangen.

Later en langer afbetalen van belastingschulden
De Belastingdienst gaat niet generiek belastingschulden kwijtschelden en vanaf 1 juli 2021 moet elke ondernemer zijn nieuwe belastingschulden weer op tijd betalen. Voor het terugbetalen van de belastingschulden waarvoor uitstel van betaling loopt, krijgen ondernemers echter langer de tijd. Dit hoeft pas vanaf 1 oktober 2022 en mag dan plaatsvinden in 5 jaar. De invorderingsrente blijft tot 1 januari 2022 0,01% en gaat dan omhoog naar 1%. Met ingang van 1 januari 2023 bedraagt de invorderingsrente dan 3% en vanaf 1 januari 2024 4%.

Verlenging belastingmaatregelen
Een flink aantal belastingmaatregelen wordt verlengd tot 1 oktober 2021. Denk hierbij aan de onbelaste reiskostenvergoeding, het btw-nultarief op mondkapjes, coronavaccins- en testkits, de btw-vrijstelling voor de uitleen van zorgpersoneel en de goedkeuring voor behoud van hypotheekrenteaftrek. De tegemoetkoming in het urencriterium vervalt wel per 1 juli 2021.

Neemt u gerust contact met ons op als u hierover vragen heeft. Wij helpen u graag. U bereikt ons via [email protected] of 036-547 2019.

Na vakantie in quarantaine: loondoorbetaling of niet?

De zomervakantie zit eraan te komen. Nu de coronamaatregelen steeds verder worden versoepeld, is de kans groot dat Nederlanders weer massaal naar het buitenland vertrekken. Wat als een werknemer op vakantie gaat naar een gebied met een geel, oranje of rood reisadvies? En wat als de werknemer tijdens of na z’n vakantie in quarantaine moet: loondoorbetaling of niet?

Tot 1 januari 2020 gold als hoofdregel in de wet: geen arbeid, geen loon. Uitzondering op de hoofdregel, dus wel loondoorbetaling, was er als de werknemer de overeengekomen arbeid niet had kunnen verrichten door een oorzaak die in redelijkheid voor rekening van de werkgever diende te komen. Niet kunnen werken zonder dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid doordat er iets gebeurt/gebeurd was tijdens de vakantie, was geen oorzaak die normaliter in redelijkheid voor rekening van de werkgever kwam. Niet tijdig weer kunnen aan het werk na de vakantie, gaf dan geen recht op loondoorbetaling. Dat betekende voor de werknemer dus extra vakantie opnemen, of onbetaald verlof. Natuurlijk kon de werkgever het loon wel doorbetalen, maar een wettelijk recht was er, als gezegd, niet.

Sinds 1 januari 2020 is de hoofdregel in de wet gewijzigd: geen arbeid, wel loon. Dit tenzij de werknemer de arbeid niet wil of kan verrichten, en de oorzaak voor het niet (kunnen) verrichten van de arbeid voor zijn rekening dient te komen.

Bij de behandeling van het wetsvoorstel dat tot de wijziging van de hoofdregel leidde, is opgemerkt dat de wijziging niet tot een wezenlijke verandering van de risicoverdeling tussen werkgever en werknemer leidt. Feit blijft echter wel dat eerst de werknemer aannemelijk moest maken dat het niet verrichten van de arbeid in de risicosfeer van de werkgever lag, en dat de situatie nu andersom is: de werkgever moet aannemelijk maken dat het niet verrichten van de arbeid in de risicosfeer van de werknemer ligt.

Vakantie en kleurcodes: wanneer is het (niet) verantwoord om op reis te gaan?
Het kabinet heeft besloten dat vanaf 15 mei 2021 reizen naar landen met een laag besmettingsniveau weer mogelijk zijn. Vakantiereizen naar deze landen worden vanaf die datum niet meer afgeraden. Veilige landen krijgen in het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken kleurcode groen of geel. Landen of gebieden die het RIVM heeft aangemerkt als hoogrisicoland hebben kleurcode oranje in het reisadvies. Reizigers uit hoogrisicolanden moeten bij terugkeer in Nederland een negatieve testuitslag kunnen tonen en worden dringend geadviseerd 10 dagen in quarantaine te gaan. Na 5 dagen kan de quarantaine beëindigd worden met een negatieve test.

Voor mensen komend uit een zeer hoog risicogebied geldt binnenkort de verplichting om 10 dagen in quarantaine te gaan. Het moment waarop deze laatste maatregel ingaat, is afhankelijk van wanneer de wet van kracht wordt die dit mogelijk moet maken. De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel dat de quarantaineplicht regelt op 11 mei 2021 aangenomen. Behandeling in de Eerste Kamer, inclusief eventuele stemmingen, is voorzien voor 25 mei 2021.

De vakantieganger hoeft na terugkeer uit een land met een kleurcode groen of geel dus niet in quarantaine. Een verandering van de situatie tijdens zijn vakantie waardoor hij na terugkeer toch in quarantaine moet, ligt niet in de risicosfeer van de werknemer. De werkgever zal dan het loon moeten doorbetalen als de werknemer wegens de quarantaine niet kan werken.

De werknemer die er daarentegen bewust voor kiest om op vakantie te gaan naar een land met code rood of oranje weet dus dat van hem verwacht wordt dat hij na terugkeer in quarantaine gaat. Tenzij hij thuis kan werken, betekent dit dat hij zijn arbeid niet kan verrichten. Omdat hij dit op voorhand weet, kan gesteld worden dat de oorzaak dat hij zijn arbeid niet verricht in zijn risicosfeer ligt. Dit betekent dan dat hij tijdens de periode van quarantaine geen recht op loon heeft als hij zijn arbeid niet kan verrichten.
Er ontstaat dan wel een verschil tussen werknemers die hun werk wél vanuit huis kunnen verrichten, en werknemers die dat niet kunnen. Maar als je een werknemer die wel vanuit huis kan werken dit niet laat doen, kun je vervolgens moeilijk volhouden dat de reden dat hij zijn werk niet verricht, in zijn risicosfeer ligt.

Overigens achten wij het wel waarschijnlijk maar is op voorhand niet met zekerheid te zeggen dat een rechter ook zal oordelen dat het willens en wetens naar een gebied met code rood of oranje gaan, stopzetting van loon daadwerkelijk rechtvaardigt. De hoofdregel ‘geen arbeid, wel loon, tenzij de oorzaak in de risicosfeer van de werknemer’, geldt pas sinds 1 januari 2020 – en uitspraken van rechters die richting kunnen geven, zijn er nog niet.

NB Inhouding van loon is een zware sanctie en zal in voorkomende gevallen door de werknemer die het overkomt, worden aangevochten. Zeker in geval van quarantainemaatregelen, is nu niet bekend hoe een rechter hier tegenaan kijkt. Daarom is het noodzakelijk om uw werknemers vooraf schriftelijk te wijzen op de consequenties die u als werkgever wilt verbinden aan het op vakantie gaan naar een land met code geel of rood/oranje en de werknemer vervolgens in quarantaine moet en daardoor (of om andere redenen) zijn arbeid niet kan verrichten.

Mag ik als werkgever een werknemer vragen of hij naar een gebied met code oranje of rood is geweest?
Ja, dat mag. U vraagt hem/haar niet om medische gegeven. U heeft een gerechtvaardigd belang omdat u uw (wettelijke) zorgplichten voor werknemers en/of klanten moet nakomen, ondanks het feit dat een bevestigend antwoord negatieve gevolgen zou kunnen hebben voor de werknemer. Het is daarom wel belangrijk uw beleid op dit punt van te voren bekend te maken.

Bron: AWVN

Kan ik afschrijving op goodwill ten laste van mijn fiscale winst brengen?

Het antwoord op deze vraag is (zoals vaker het geval is) afhankelijk van de situatie en van de soort goodwill.

Als u een eenmanszaak heeft of een aandeel in een VOF of maatschap, en u brengt deze onderneming in in een nieuw opgerichte BV dan zijn er in beginsel twee mogelijkheden:

  • Als de inbreng geruisloos plaats vindt, dan betekent dit dat op de fiscale beginbalans van de BV dezelfde boekwaarden staan als op de eindbalans van de eenmanszaak. Er is dan in fiscale zin geen sprake van goodwill en u kunt hierop dan ook niet afschrijven.
    Als de BV een balans opstelt op basis van commerciële grondslagen, dan zal hierop meestal wel een post goodwill voorkomen, die ten laste van het commerciële resultaat wordt afgeschreven. Maar aangezien deze goodwill fiscaal niet aftrekbaar is zal hiervoor op de passiefzijde van de commerciële balans een voorziening voor latente belastingen worden opgenomen, die over de afschrijvingsduur ten gunste van het resultaat wordt gebracht.
  • Als de inbreng ruisend plaats vindt, dan zal zowel de fiscale als de commerciële balans de werkelijke waarde van de onderneming laten zien. Deze goodwill mag wel ten laste van de fiscale winst, in tien jaar, worden afgeschreven. Daartegenover staat dan wel dat u bij de inbreng fiscaal moet afrekenen over deze goodwill. Deze afrekening kan meestal worden beperkt door een lijfrente te bedingen.

Als een BV aandelen in een andere BV aankoopt dan is veelal ook sprake van goodwill. Deze goodwill is dan echter onderdeel van de aankoopprijs van deze aandelen en is derhalve niet aftrekbaar.
Als niet de aandelen worden aangekocht, maar de activa en passiva, dan is de betaalde goodwill wel aftrekbaar voor de kopende BV. Dit voordeel zal dan ook tot een hogere verkoopprijs leiden dan bij een verkoop van de aandelen.

Deze voorbeelden geven slechts een beperkt beeld van de diverse mogelijkheden. Heeft u meer vragen over dit onderwerp neem dan contact met ons op.

Voorkom naheffing van btw en een boete bij leveringen binnen de EU

Bij leveringen van goederen naar andere EU-landen berekent u geen btw (toepassing nultarief). Bent u op de hoogte van de voorwaarden die van toepassing zijn om geen btw te berekenen? De Belastingdienst kan namelijk tot 21% btw naheffen en een boete opleggen als u niet aan de voorwaarden voldoet.

Controleer of uw administratie op orde is om het nultarief toe te passen. U moet het nultarief voor intracommunautaire leveringen (ICL) namelijk met documenten onderbouwen. Bovendien bent u vanaf 1 januari 2020 verplicht om het btw-identificatienummer van uw afnemer te vermelden in de Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (Opgaaf ICP).

Mogelijk kunt u vanaf 1 januari 2020 gebruik maken van een bewijsvermoeden dat op Europees niveau wordt geïntroduceerd voor de onderbouwing van de toepassing van het btw-nultarief bij een ICL. Deze documenten bewaart u in uw administratie. Heeft u geen of te weinig documenten in uw administratie om het nultarief aan te tonen? Beschikt u niet over het btw-identificatienummer van uw afnemer of doet u een onjuiste Opgaaf ICP? Dan vervalt de aanspraak op toepassing van het btw-nultarief.

Neemt u gerust contact met ons op als u hierover vragen heeft. Wij helpen u graag. U bereikt ons via [email protected] of 036 – 547 2019.

Maak gebruik van de subsidieregeling STAP-budget voor scholing vanaf 2022

Bent u van plan om in 2022 een opleiding of cursus te volgen? Dan is het volgende voor u van belang. De kosten van een studie of opleiding kunt u in 2022 niet langer in aftrek brengen voor de heffing van inkomstenbelasting. Er komt echter een vervangende regeling waar u mogelijk gebruik van kunt maken.

Als de aftrekmogelijkheid van scholingsuitgaven per 1 januari 2022 wordt afgeschaft, dan kunt u per die datum mogelijk gebruikmaken van de vervangende regeling: het zogenoemde STAP-budget. STAP staat voor Stimulans Arbeidsmarkt Positie. Met het STAP-budget kunnen jaarlijks zo’n 100.000 tot 200.000 mensen aanspraak maken op een persoonlijk ontwikkelbudget. Dit ontwikkelbudget komt beschikbaar voor zowel werkenden als niet-werkenden. Met deze nieuwe regeling wil de overheid iedereen de kans geven om zichzelf (verder) te scholen en langer op de arbeidsmarkt actief te blijven. Het STAP-budget is een subsidie. De subsidie voor een scholingsactiviteit bedraagt 100% van de subsidiabele kosten van de scholingsactiviteit, tot een maximum van € 1.000 inclusief BTW.

Neemt u gerust contact met ons op als u hierover vragen heeft. Wij helpen u graag. U bereikt ons via [email protected] of 036-547 2019.

Houd rekening met het boeterisico bij schuiven met te betalen btw

Voor sommige ondernemers kan het verleidelijk zijn om facturen later te boeken dan het moment dat de facturen zijn uitgereikt om daarmee een liquidatievoordeel te realiseren. U loopt dan echter het risico dat de Belastingdienst u een boete oplegt zelfs als u op jaarbasis het juiste bedrag aan omzetbelasting betaalt.

Een ondernemer die op deze manier een liquidatievoordeel had gerealiseerd, had boeten opgelegd gekregen van de Belastingdienst. Deze boeten hielden stand tot aan de Hoge Raad. Zorg er daarom voor dat u tijdig btw op aangifte blijft voldoen!

Juist in een situatie van financiële problemen is het raadzaam het hoofd koel te houden en na te gaan of minder riskante oplossingen mogelijk zijn dan het schuiven met btw. Mocht het onverhoopt tot een boete zijn gekomen dan is het raadzaam om na te gaan of deze tot het juiste bedrag is opgelegd.

Neemt u gerust contact met ons op als u hierover vragen heeft. Wij helpen u graag. U bereikt ons via [email protected] of 036-547 2019.

Hoe kan ik een bijtelling voor een auto voorkomen?

Bijtelling is gemakkelijk te voorkomen door de (personen)auto van de zaak weinig of geheel niet voor privédoeleinden te gebruiken. Voorwaarde is wel dat je ook kunt aantonen dat je de auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden hebt gebruikt. Ongeveer 25% van de berijders van een auto van de zaak rijdt minder dan 500 kilometer privé.  

Je kunt op drie manieren bewijzen dat u minder dan 500 kilometer privé rijdt met een auto van de zaak:

  1. met een sluitende en controleerbare ritregistratie, die u inlevert bij uw werkgever;
  2. door bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aan te vragen, in combinatie met een sluitende rittenregistratie (of ander bewijs);
  3. met ander soort bewijs.

Er gelden formeel gezien geen voorwaarden aan het bewijs: de zogenoemde vrije bewijsleer geldt. In de praktijk hanteren zakelijke rijders vooral de Verklaring geen privégebruik auto.

De Belastingdienst heeft in 2018 aangegeven dat ze je privé-kilometers nog niet via de vele snelwegcamera’s controleert, maar ze onderzoeken wel hoe ze dit in de toekomst wel kunnen gaan doen. Zie hiervoor ook dit artikel.

Op het moment dat je op je huidige auto bijtelling betaald en dit wilt aanpassen, kan dat op de volgende momenten:

  • Je begint bij een werkgever en ontvangt daar je eerste leaseauto.
  • Het kalenderjaar is om en het is 1 januari.

Het is dus niet zo, dat bij het veranderen van auto of het vernieuwen van je leasecontract, je ook op dat moment een aanpassing in de bijtelling kan doorvoeren. Tenzij je voldoet aan de hierboven genoemde voorwaarden.

 

Onbelaste vaste kostenvergoeding en gerichte vrijstelling

Als je een vaste kostenvergoeding aan werknemers betaalt is het belangrijk om die vergoeding goed te onderbouwen, blijkt uit een recente uitspraak van het gerechtshof Den Haag.

Een werkgever mag een vaste kostenvergoeding onder voorwaarden onbelast betalen aan werknemers. In hoger beroep is in geschil of, en zo ja, in hoeverre de in 2015 ontvangen ‘per diem’ onbelast is. In het bijzonder draaide het daarbij om de vraag of, en zo ja, in hoeverre sprake is van een gerichte vrijstelling. De werknemer vindt van wel, de inspecteur van de Belastingdienst niet.

Wat was de situatie?

Een werknemer kreeg van zijn buitenlandse werkgever een ‘per diem’ van € 4,60, een dagvergoeding voor verblijfkosten (eten, drinken en overnachtingen) die tijdens de dienst buiten zijn vaste arbeidsplaats in het buitenland worden gemaakt.

De werknemer vond dat het bedrag belastingvrij moest blijven, omdat er een gerichte vrijstelling geldt voor verblijfkosten. De Belastingdienst ontkende niet dat voor verblijfkosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar stelde zich op het standpunt dat het hier om een vaste vergoeding ging.

Voor een vaste vergoeding geldt dat deze alleen onbelast kan blijven als voorafgaand aan de betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten. Het Hof oordeelde in hoger beroep dat dit inderdaad een voorwaarde is voor het mogen betalen van een onbelaste vaste vergoeding en dat in daar deze casus geen sprake is geweest. Het Hof stelde de Belastingdienst dus in het gelijk.

Oordeel Hof

De werknemer heeft erkend dat de werkgever geen onderzoek heeft gedaan naar de werkelijke kosten die aan de per diem ten grondslag liggen. Hij verwijst in dit kader naar een door hem overgelegd overzicht getiteld ‘Worldwide Subsistence Rates (effective from 1 january 2010)’ dat, naar hij stelt, betrekking heeft op steden waarop zijn werkgever vliegt.

Wat oordeelde het Hof?

“Naar het oordeel van het Hof is met dit overzicht niet voldaan aan de voorwaarde dat aan de per diem een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het overzicht is qua aard van de kosten en tijdspanne te algemeen en bevat bovendien kosten die niet tot de per diem van de werkgever behoren, zoals hotelkosten. Op grond van dit overzicht kan niet worden vastgesteld welke kosten aan belanghebbende worden vergoed en of de hoogte van de vergoeding gebruikelijk is.

Bij gebrek aan dit onderzoek is de gerichte vrijstelling op grond van artikel 31a, lid 3, Wet LB niet van toepassing. De vraag of aan de voorwaarde van het gebruikelijkheidscriterium is voldaan, behoeft derhalve geen beantwoording, zo dit zonder onderzoek al mogelijk zou zijn.”

Alhoewel deze uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, zijn de voorwaarden en de systematiek voor de loonheffingen identiek.

Onbelaste vergoeding

Als een werkgever een belastingvrije vaste vergoeding wil betalen aan medewerkers, zijn er de volgende mogelijkheden om deze vergoeding ‘netto’ (belastingvrij) te betalen.

1 Vrije ruimte WKR

De meest eenvoudige manier is om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee is de vergoeding voor de werknemer belastingvrij en ook voor de werkgever blijft de vergoeding zonder fiscale gevolgen, mits op jaarbasis de grens van de vrije ruimte die de werkgever in totaal heeft niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever hier 80 procent eindheffing over.

Gebruikelijkheidstoets

Een bijkomende voorwaarde – die altijd geldt bij het aanwijzen van loon als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte – is dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen: de gebruikelijkheidstoets.

Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets.

2 Gerichte vrijstelling

Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling die in de Wet op de loonbelasting 1964 staat. Zo bestaan er vrijstellingen voor reiskosten, verblijfskosten, extraterritoriale kosten (ET-kosten), telefoonkosten, kosten voor gereedschappen, et cetera.

Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat aantoonbaar is dat de kosten gemaakt zijn, bijvoorbeeld doordat de werknemer een kostendeclaratie met bonnetje indient.

Kostenonderzoek vooraf

Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, kan de werkgever ook een vast bedrag vergoeden, bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand.

In de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar een onderzoek van drie maanden wordt als uitgangspunt genomen.

Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen).

Met het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is het mogelijk is om een belastingvrije vergoeding te betalen.

Tot slot nog twee aandachtspunten.

Vaste vergoeding volgens cao

In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor zulke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig.

Reisregeling ambtenaren

Werkgevers kunnen voor hun werknemers – in dienst als ambtenaar – ook gebruikmaken van de regeling die is opgenomen in de CAO Rijk. Deze regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen als een ambtenaar op dienstreis is. Deze vergoeding ziet onder meer toe op het vergoeden van maaltijdkosten en op kleine uitgaven.

De reisregeling is van toepassing op zowel dienstreizen in het binnenland als naar het buitenland en is onder voorwaarden ook toepasbaar voor particuliere werkgevers. Voor reizen naar het buitenland verschillen de bedragen per land. Voor toepassing van deze regeling is géén voorafgaand onderzoek naar de kosten vereist.

Wel moet deze werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar zijn met een ambtenaar op dienstreis.

Uitspraak Hof Den Haag, 16 maart 2021, ECLI:NL:GHDHA:2021:575

Bron:  Mazars