Stelt u als werkgever auto’s ter beschikking aan werknemers en/of aan dga’s? Dan is het dringende advies om een sluitende rittenadministratie bij te houden als bewijs dat de auto niet voor meer dan 500 kilometers privé is gebruikt. Een achteraf opgemaakt rittenregistratie zal over het algemeen niet voldoende zijn. Dit kan in uitzonderlijke gevallen anders zijn, getuige een uitspraak van een gerechtshof uit mei 2020.
De bewijslast dat een auto voor niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt, ligt bij de belastingplichtige. Deze bewijslast is zwaar: U kunt niet volstaan met aannemelijk maken, maar moet overtuigd bewijs leveren. Kunt u dit niet, dan kan de Belastingdienst zonder meer bijtellen. U kunt aan de bewijslast voldoen door het bijhouden van een sluitende rittenadministratie. Het is ook toegestaan om op andere wijze aan de bewijslast te voldoen, maar dit zal, vanwege het noodzakelijke overtuigende bewijs, over het algemeen nauwelijks kans van slagen hebben.
Een gerechtshof en de rechtbank wezen een achteraf opgemaakt en niet sluitende rittenadministratie af als bewijs dat de auto niet in privé werd gebruikt. De Hoge Raad verklaarde het beroep in cassatie niet-ontvankelijk. De dga stelde zich op het standpunt de auto van de zaak niet privé te hebben gebruikt maar had geen rittenadministratie bijgehouden. De achteraf opgestelde rittenregistratie van de dga vonden de rechters niet sluitend en kon dus niet dienen als bewijs dat de auto van de zaak niet of voor minder dan 500 km privé was gebruikt. De werkgever van de dga werd daarom geconfronteerd met een naheffing loonheffingen mét boete. En dat over meerdere jaren!
Een ander gerechtshof wees daarentegen een achteraf opgemaakte rittenregistratie wél toe als bewijs dat de (bestel)auto niet in privé werd gebruikt. Het gerechtshof vond de achteraf overgelegde, maar zeer zorgvuldig opgestelde rittenregistratie overtuigend genoeg. Dit in combinatie met de overgelegde facturen, foto’s, het Tellerrapport van de RDW, een werkplaatsbon en de verklaringen die gedaan waren ter zitting met betrekking tot de door de Inspecteur gestelde ‘hiaten’. Het bewijs was overtuigend genoeg voor de conclusie dat per kalenderjaar van het onderhavige naheffingstijdvak niet meer dan 500 km in privé was gereden met de bestelauto.
