Digitaal facturen is natuurlijk helemaal van deze tijd. Waarschijnlijk ontvangt u al veel facturen in digitale vorm en wellicht verstuurt u uw facturen ook al digitaal.
- Maar print u de digitaal ontvangen facturen ook uit? En verplaatst u uw digitaal ontvangen factuur daarna naar de digitale prullenbak?
- Of stuurt u uw factuur in Word of Excel format?
Dan voldoet u niet aan de eisen van de belastingdienst!
Lees er hieronder meer over.
Factuur verplicht
Als ondernemer bent u verplicht om een factuur uit te reiken als u goederen of diensten levert aan een andere ondernemer (of rechtspersoon/niet-ondernemer). De factuur geldt als brongegeven bij een belastingcontrole. Voor de btw-heffing speelt de factuur een belangrijke rol.
Aftrek voorbelasting. Uw afnemer kan namelijk in principe alleen de btw die wordt vermeld op een correcte factuur, als voorbelasting in aftrek brengen.
Voordelen elektronisch factureren
- Elektronisch factureren bespaart tijd, maar zeker ook papier en opslagruimte.
- Ook de verwerking van de elektronische factuur kan sneller en dus goedkoper.
- Veel boekhoudpakketten maken het voorts mogelijk dat de elektronische factuur zonder nadere handelingen verwerkt en opgenomen wordt in uw boekhouding.
- Uw voorraadadministratie kan hierdoor ook direct worden gekoppeld en worden bijgewerkt.
Instemming afnemer. Voor elektronisch factureren is wel vereist dat uw afnemer hiermee instemt.Vraag dus expliciet om deze toestemming of neem deze op in uw algemene voorwaarden. Als uw afnemer de digitaal ontvangen factuur betaalt, dan mag u er ook van uitgaan dat hij instemt met digitale facturering.
Eisen Belastingdienst
Zelf weten. Van de Belastingdienst mag u zelf weten of u facturen digitaal of op papier verstuurt. De Belastingdienst stelt namelijk geen extra eisen meer als u digitale facturen wilt versturen. De digitale factuur moet wel aan dezelfde eisen voldoen als de papieren factuur.
Daarop moeten dus in ieder geval de bekende gegevens staan, zoals:
- de datum van uitreiking;
- een opeenvolgend nummer;
- uw btw-identificatienummer;
- de naam en het adres van de ondernemer en de afnemer;
- de hoeveelheid en de aard van de prestaties;
- de datum waarop de prestatie heeft plaatsgevonden;
- de vergoeding;
- het toegepaste btw-tarief;
- het te betalen btw-bedrag.
Beveiligen? U mag zelf weten of u uw verzonden facturen beveiligt en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door u is gestuurd (‘de factuur is authentiek’) en niet is veranderd (‘de factuur is integer’). Stuur dus geen facturen in Word of Excel, maar een pdf waar de klant niets in kan wijzigen. Wellicht voorziet uw boekhoudprogramma reeds in elektronisch factureren.
Voor kleine ondernemers is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren, bijvoorbeeld de offerte, de opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling.
Grotere bedrijven kiezen vaak voor een technische oplossing, bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening.
Bewaren van de facturen
Elektronisch opslaan. Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze heeft verzonden of ontvangen. Een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op. Bewaar ook de digitale handtekening als u deze ontvangen heeft.
Hoelang? Facturen bewaart u zeven jaar. Facturen met betrekking tot onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
