Als een klant niet kan of wil betalen, kan de crediteur ongeacht de reden van niet-betaling, de Belastingdienst verzoeken om teruggaaf van de btw die hij heeft afgedragen. De crediteur moet dan aannemelijk maken dat de klant niet heeft betaald en niet meer zal betalen. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan.
Teruggaafverzoek
Het teruggaafverzoek in verband met oninbare vorderingen moet worden ingediend via een afzonderlijke brief aan de eigen inspecteur. Daarin vermeldt de crediteur in ieder geval:
- naam en adres van de afnemer;
- datum en nummer van de betreffende factuur;
- het niet-betaalde factuurbedrag;
- het bedrag aan btw dat wordt teruggevraagd.
Betalingsonwil
De Belastingdienst zal het verzoek om btw-teruggaaf alleen honoreren als de verzoeker aannemelijk kan maken dat de debiteur niet heeft betaald en niet meer zal betalen. Let op, de crediteur hoeft wanbetaling niet per se aan te tonen door het inschakelen van een deurwaarder. Het is dan voldoende als hij aan kan tonen dat hij verschillende pogingen heeft ondernomen om de debiteur tot betalen te dwingen, zoals het versturen van aanmaningen.
Deurwaarder inschakelen
De crediteur kan de vordering ook uit handen geven aan een deurwaarder. In de meeste gevallen is de overeenkomst tussen de deurwaarder en de crediteur zodanig dat de deurwaarder zorgt voor (de voorbereidende handelingen van) een gerechtelijke invorderingsprocedure. De vordering, inclusief het debiteurenrisico, blijft bij de crediteur. De deurwaarder krijgt een bedrag voor de diensten die hij feitelijk verricht. Als de afnemer alsnog betaalt, gaat de gehele betaling, inclusief de doorberekende invorderingskosten, naar de crediteur.
Faillissement
Ook als een debiteur in staat van faillissement verkeert, kan de crediteur de Belastingdienst verzoeken om btw-teruggaaf wegens oninbaarheid van een vordering. In zulke gevallen kan een brief van de curator in het faillissement van de debiteur als bewijsmateriaal dienen. Maar de crediteur moet goed oppassen bij het maken van afspraken met de curator. Bepaalde afspraken kunnen namelijk leiden tot een schuldvernieuwing die volgens Rechtbank Gelderland een vorm is van betaling. Zie ook het bericht ‘Bij schuldvernieuwing geen btw-teruggaaf’.
Tweejaarstermijn
Als vuistregel geldt dat de vordering na twee jaar geacht wordt niet meer te zullen worden betaald. De debiteur moet de in aftrek gebrachte btw dan ook terugbetalen indien en voor zover twee jaar na het opeisbaar worden (15e dag na de maand waarin de prestaties zijn verricht) nog niet is betaald. De reden van niet-betaling is niet van belang.
Wet: artikel 29, eerste lid, sub a Wet op de omzetbelasting 1968